Gestione. Quanto costa un preventivo di serramenti?

Un preventivo di serramenti non andato buon fine. Capita abbastanza di frequente. Ma quanto ci costa? Pochi serramentisti e rivenditori lo sanno. Pochissimi calcolano questo costo. Eppure è un costo importante. Il tema del costo di un preventivo di serramenti è stato sollevato qualche giorno fa su queste pagine dal geom. Eugenio Travisani, produttore e rivenditore di porte e finestre di Foggia. Rendendosi conto del costo a grandi linee di un preventivo, egli ha cominciato a filtrare le richieste mediante l’utilizzo di un questionario (leggi qui). In sintesi, il risultato di questa azione è stato: meno preventivi, ma più mirati ed efficaci e meno perditempo attorno.

L’intervento è stato notato dal dott. Giovanni Ricci, fondatore e ad di Mikaline srl, società di consulenza di gestione aziendale, che da tempo, con l’aiuto di alcuni rivenditori di porte e finestre e di produttori di serramenti, sta analizzando i costi dettagliati di una rivendita di serramenti. Qui Ricci ci propone l’analisi del costo di un preventivo non andato a buon fine. Il risultato farà impallidire più di un serramentista e più di un rivenditore di porte e finestre. (EB)

“… Ci dispiace ma già abbiamo firmato il contratto altrove …”

Un preventivo di serramenti non andato buon fine può rappresentare una vera e propria emorragia in termini economici per l’imprenditore se non opportunamente “attenzionato” all’interno del conto economico aziendale.
Proviamo a pensare infatti, al tempo dedicato a quel preventivo, al personale coinvolto in accoglienza, al venditore dedicato, poi al tecnico per la “presa misure” a casa del cliente, poi ai tempi per la stesura del preventivo e, magari, a tutti gli adeguamenti e revisioni richieste successivamente dal cliente sul preventivo iniziale. Aggiungiamo poi tutto il set dei costi fissi aziendali imputabili a quel preventivo di serramenti, ed ecco che raccogliamo, oltre alla demotivazione del personale addetto alla vendita, anche un aggravio in termini economici per l’imprenditore per tutti i costi sostenuti inutilmente.

Sappiamo bene che la % di chiusura positiva di contratti rispetto al preventivato, oscilla nell’intorno del 30% (dato rilevato su nostro campione di rivenditori). Questo vuol dire che mediamente 7 volte su 10, il preventivo non si trasforma in una vendita.

Quanto costa all’azienda un preventivo di serramenti non andato a buon fine?

Le variabili sono molteplici, in uno scenario davvero molto variegato da rivendita a rivendita, dove i contratti che regolano i rapporti con il personale commerciale possono essere molteplici (agente a provvigione o dipendente), come pure l’organizzazione del reparto vendita può essere molto diversa: alcune rivendite sono organizzate con commerciali puri (che vendono solo) e poi c’è l’intervento di un tecnico per la presa misure.

Altre rivendite invece preferiscono concentrare entrambe le funzioni su un tecnico/venditore che realizza anche il preventivo. Alcune volte poi, c’è anche la presenza in azienda di una risorsa che funge da “preventivatore” dedicato, che svolge solo quel mestiere .

Anche la gestione del cliente può condizionare e di molto il calcolo; alcune rivendite infatti danno delle indicazioni di massima sui prezzi al cliente e non sviluppano un vero e proprio preventivo formale, se non dopo aver avuto un “OK” alla spesa; questo approccio però sconta una percezione da parte del cliente di una approssimazione nell’offerta, e la % di chiusura positiva può risultare molto più bassa rispetto a chi invece fornisce dei preventivi in “pompa magna”, magari già sviluppati con una presa misura in casa del cliente, definitiva ed esecutiva.

Altro aspetto da tenere in considerazione, è la tendenza che ormai molte rivendite adottano, di non spedire il preventivo per mail, ma di cercare un incontro sempre in show room (ovvero a casa del cliente), per serrare al massimo i tempi di accettazione ed evitare che il cliente “usi” la rivendita come termine di paragone su altri preventivi o, peggio, su scelte di acquisto già effettuate altrove.
Questo scenario dunque, può portare a risposte molto distanti tra loro circa il costo totale medio di un preventivo non a buon fine.

Analizziamo il costo di un preventivo di serramenti

Fatta questa doverosa precisazione, analizziamo il costo del preventivo tradizionalmente sviluppato (visita in show room e contatto diretto con il cliente), per aziende che hanno tutto il personale dipendente che interviene nel processo di preventivazione.

La metodologia usata è stata quella di rilevare i tempi medi di attraversamento del processo di preventivazione (a prescindere dall’esito finale), suddiviso nelle sue componenti elementari (vedi TAB.1).

Le fasi analizzate e misurate per tempi medi di lavorazione, sono state le seguenti:
• Accoglienza e visita nello Show Room
• Approfondimento delle Esigenze
• Presa Misure di Massima Elaborati in Bozza e Preventivo
• Consegna del preventivo (in show room, a casa del cliente o inviato in mail )
• Secondo incontro
• Modifiche o richieste di varianti
• Attività di “risveglio” del Cliente
• Terzo incontro
• Attesa e Esito finale

Una volta raccolti tutti i tempi medi di lavorazione per ogni fase, si è passati alla pesatura % legata al verificarsi degli eventi. Ad esempio, quante volte in % c’è l’esigenza di un secondo incontro ovvero quante volte interviene un richiesta di variante oppure quante volte il processo si interrompe (il cliente scompare dopo la consegna delle misure), generando comunque una voce di costo che deve essere annoverata nel calcolo medio. Questa seconda fase è stata studiata in modalità campionaria, analizzando casualmente nominativi di clienti presenti nel CRM delle aziende e ricostruendone la storia.

Successivamente sono stati analizzati i costi del personale che, a vario livello, è intervenuto nel processo, giungendo così alla costruzione di un costo medio orario della componente “umana” (vedi TAB.2).

Infine, è stato affrontato all’aspetto più complesso: l’imputazione degli altri costi fissi aziendali (fitti, costi generali, energia, ammortamenti, ecc. ecc.), riconducibili a tutto il processo di preventivazione per il cluster “non andato a buon fine”.

La conclusione a cui si è giunti, per un singolo preventivo con esito negativo, è pari ad un costo medio per l’azienda di 296,47 euro. Insomma, circa 300 euro.

Costo che può superare i 350 euro per quelle rivendite con più show room (per maggiori costi fissi) o dove il personale è assunto da più tempo con remunerazioni sopra la media. Di contro, il costo sarà più basso per quelle rivendite che hanno personale assunto con contratti agevolati o che si appoggiano di più su agenti autonomi o su procacciatori a provvigione e con aree espositive di minore portata.

Attenzione, dunque, al controllo di questo fenomeno che incide pesantemente sul quadro totale dei costi!

Giovanni Ricci, Mikaline

#infissicelafaremo