La gestione delle persone in showroom: formazione, routines e percorsi di crescita

Senza le persone “giuste”, uno showroom non può crescere oltre una certa soglia. Ma permettimi di farti subito una domanda, apparentemente innocua, che ti rivelerà molto: come chiami le persone che lavorano con te? Sei abituato a chiamarle “dipendenti” o “collaboratori”? Sembra una cosa da nulla, ma la risposta può far venire al pettine i nodi gestionali del tuo showroom. Verosimilmente, il “dipendente” sta un “livello di efficacia” sotto di te. Il “collaboratore”, invece, può stare sul tuo stesso livello o anche superiore. Per “livello di efficacia” intendo una cosa molto semplice: quante persone e attività si “bloccano” (o non ti soddisfano come risultato) se non ci lavori anche tu, titolare di showroom?  Ecco, ti basta rispondere a quest’altra domanda per avere subito il polso del “livello di efficacia” delle persone e delle attività nel tuo showroom. E correggere, di conseguenza, il tiro. Come fare?

Lo vedremo proprio in questo articolo su formazione, routines e percorsi di crescita per gestire le persone in showroom, aumentare l’efficacia e perciò anche i tuoi profitti. Potrai mettere le mani su un Sistema già testato su oltre 100 showroom e aziende di serramenti in tutta Italia negli ultimi 4 anni e mezzo – e su alcune strategie direttamente dalle consulenze strategiche con i miei clienti. Buona lettura.

Formazione in showroom? Immediata e continua

Grazie ai bonus, negli ultimi anni gli showroom sono “scoppiati” di clienti e lavori. E tanti titolari sono dovuti correre a cercare persone da assumere. La scena è questa: dato il periodo intenso di lavoro, si pensa di prendere una persona in più in showroom. Si inizia a spargere la voce in giro, qualche telefonata qui e là, un annuncio online o su un giornale locale. Dopo le prime risposte e qualche colloquio, viene selezionata una persona. Poi arriva il primo giorno di lavoro. La persona entra in azienda e il titolare è già con le spalle al muro: «E mo che gli faccio fare?». Dopo il caffè di benvenuto e il giro dello showroom, il titolare fa sedere la new entry vicino alla sua scrivania, per fare un po’ di “formazione”. Le buone intenzioni ci sono tutte, ma in showroom ci sono sempre 1.000 cose da fare. E così, dopo qualche giorno, il tran tran quotidiano risucchia il titolare che è costretto ad abbandonare la nuova persona al suo destino. Non so se ti suona familiare come scena, ma ti assicuro che è la realtà per tanti showroom e aziende di serramenti. Il problema è che la “formazione” non è un’attività, ma è una vera e propria area aziendale. È giusto farla immediatamente in ingresso con i nuovi arrivati. Ma deve esserci una formazione continua e strutturata sia per i “nuovi” che per i “vecchi” in showroom.

 E questo ci porta al secondo punto: le routines.

Routines e regole per uno showroom efficace

Nella media, se uno showroom che fa formazione, il titolare ha le idee chiare e ha già risolto i 2 problemi principali della gestione delle persone:

• l’assenza di regole chiare e definite da seguire
• l’assenza di procedure su come vanno svolte le singole attività

Attenzione!  Se per te, titolare, le regole sono chiare e definite e sai come vanno svolte le singole attività… ma non c’è nulla di scritto, non hai ancora risolto questi problemi. Le regole e le procedure funzionano se sono scritte, comprese e applicate da tutte le persone in azienda. La buona notizia è che non devi inventarti nulla ed è un’operazione che puoi fare a costo zero. C’è solo da investire la giusta quantità e qualità di tempo. Vediamo come.

Passo #1. Stabilisci regole chiare e definite

Hai mai definito un insieme di regole da seguire in showroom? Di base, la maggior parte dei titolari di showroom l’ha fatto pure, ma non le ha messe “nero su bianco” in modo chiaro e comunicabile a tutto lo staff. Ecco quindi la prima cosa da fare: crea un manuale o un libretto con le regole chiare e definite per lo showroom. E se non sai da dove partire, puoi seguire questo semplice schema:

• Persone
• Attività
• Azienda
• Clienti
• Concorrenti
• Prodotti / Servizi

Per ciascuno di questi punti, stabilisci una o più regole chiare e definite. Prendi il punto Persone:

• che cosa deve (o non deve) assolutamente fare una persona nel tuo showroom?
• quali sono le cose più importanti su cui concentrarsi?
• quali sono i comportamenti inammissibili?

Puoi fare questo lavoro sia a livello generale che nel particolare. Ad esempio, per l’Attività di “Vendita” puoi definire regole per:

• “Prima” della vendita, ovvero il primo contatto con il cliente: chi lo fa? In che modo? Qual è il risultato da ottenere? Che cosa va comunicato allo staff?
• “Durante” la vendita, cioè la trattativa: come va gestita? Quali sono le regole da seguire tra il “prima” e il “durante” la vendita? Quali informazioni vanno trasferite ad altri reparti aziendali?
• “Dopo” la vendita, ovvero erogazione e assistenza: quali sono le regole e le tempistiche? Che cosa fare in caso di imprevisti o di cliente insoddisfatto?

Come puoi immaginare, gli spunti sono potenzialmente infiniti. Questo non deve però scoraggiarti o farti sentire che si tratta di un lavoro enorme.

Inizia pure “in piccolo” e vai direttamente dai problemi in showroom.

• Quali attività si “bloccano” più spesso?
• Riesci a rintracciare errori che si ripetono?

Una volta che li hai trovati, stabilisci regole per sistemare innanzitutto gli errori che “bloccano” le attività. Vedrai che tutto il resto verrà di conseguenza.

Scendiamo poi più nel dettaglio con il secondo passo.

Passo #2. Crea Procedure per le singole attività in showroom

Questo secondo passo è una naturale evoluzione ed espansione del precedente. Che differenza c’è, infatti, tra regole e procedure? Di base, è come nel calcio. Le regole sono che nessuno dei calciatori, tranne il portiere, può prendere il pallone con le mani, che quando l’arbitro fischia un fallo bisogna fermare il gioco e così via. La procedura, invece, puoi immaginarla come lo schema che viene applicato per ottenere un certo risultato. Ad esempio, sul calcio d’angolo va il centrocampista a tirare, un attaccante si porta i difensori avversari verso la linea di fondo mentre un altro si posiziona al centro dell’area per colpire la palla. Allo stesso modo, in showroom una regola potrebbe essere che quando arriva un cliente lo si accoglie sempre con il sorriso, mentre una procedura includerebbe tutte le singole azioni da fare (chi, che cosa, come, quando) all’arrivo del cliente come:

• fare intervista e consulenza iniziale
• fissare il 2° appuntamento
• consegnare al cliente i tuoi materiali di marketing cartacei
• preparare il preventivo
• inviare e-mail o messaggi preparatori al 2° appuntamento

In questo modo, hai una prima procedura per le persone che si occupano della parte commerciale. E puoi creare un manuale delle procedure per la formazione delle nuove persone – e di quelle che già lavorano con te. Scrivere un manuale è un lavoro importante e redditizio. Richiede impegno ma – una volta che l’hai creato – il tuo manuale ti durerà negli anni perché dovrai soltanto aggiornarlo, a meno che un singolo ruolo o attività non vengano rivoluzionati in breve tempo. Se metti in pratica i 2 passi che ti ho appena presentato, ti assicuro che la gestione delle persone in showroom si trasformerà completamente. E non abbiamo ancora visto il terzo e ultimo pilastro: i percorsi di crescita all’interno del tuo showroom.

Percorsi di crescita in showroom per titolari e collaboratori

Riavvolgiamo un attimo il nastro. Immagina di avere (o se ce l’hai già, di ottimizzare) un sistema di formazione in showroom, regole chiare e procedure definite in manuali cartacei. Di base, questo è già un percorso di crescita. Se assumi un nuovo collaboratore, ha già un percorso pronto e testato da seguire, affinché operi secondo il tuo metodo di lavoro. Allo stesso tempo, i collaboratori che già lavorano con te continuano a crescere perché attraverso regole e procedure possono misurare le attività, individuare gli errori e creare le cosiddette “best practices”, ovvero “le cose che funzionano meglio” in azienda. Qual è il passo successivo? Un’idea potrebbe essere un’Academy interna al tuo showroom, con appuntamenti periodici di formazione anche con professionisti esterni, per strutturare ancora meglio un percorso di crescita delle competenze. Tuttavia, prima di considerare questo passo, è bene dirci le cose come stanno e guardare in faccia la realtà.

I tuoi collaboratori sono il tuo “specchio”

Mi permetto di parlare un attimo o me. O meglio, di un mio cliente e della sua azienda. Si tratta di un cliente nato negli anni ‘80, figlio di serramentisti e che opera in Lombardia. Quando nel 2017 ho lanciato Sistema Finestra, il sistema di marketing e gestione specifico per serramentisti, lui è stato uno dei primi a seguirmi. Aveva le idee molto chiare e lavorando insieme è riuscito a fare quel salto da artigiano a imprenditore, che tanti colleghi faticano a fare.

E sai qual è stata la prima cosa che ha fatto? Si è reso conto che tutto doveva partire da lui. Era lui il primo che doveva formarsi, il primo che doveva stabilire idee, regole e procedure chiare innanzitutto per se stesso. E, contemporaneamente al suo, avrebbe iniziato anche il percorso di crescita dei collaboratori.

Può sembrarti una cosa ovvia, ma nella pratica non lo è così tanto. E puoi vederlo su di te:

• quanto tempo hai dedicato l’ultimo anno alla tua formazione personale?
• quante volte hai mostrato ai tuoi collaboratori come svolgere una certa attività?
• prima di assegnare i ruoli, hai adeguatamente formato i tuoi collaboratori?

Se queste domande ti fanno venire un po’ di grattacapi, forse è il caso di non mettere la testa sotto la sabbia, ma di prendere il toro per le corna e iniziare il cambiamento dalla persona più importante in showroom: tu.

Parti da te, titolare di showroom

Abbiamo iniziato le nostre considerazioni con la gestione delle persone nel tuo showroom e siamo finiti alla gestione di te, titolare di showroom. Di base, è un passaggio naturale. E il motivo è semplice: coerenza. In uno dei miei precedenti articoli, a proposito della difficoltà di trovare personale, ho usato l’immagine dello showroom che “puzza” o “profuma” dalla testa. Ovvero, dal livello di coerenza e dall’efficacia del titolare. Un conto è se tu “obblighi” i tuoi collaboratori a formarsi. Un altro è se tu sei la prima persona che si forma in showroom – e sei capace di ispirare e trascinare chi lavora con te.

Lo so, il primo ostacolo da abbattere è “abbiamo sempre fatto così”. Il secondo è “chi mi assicura che tutto questo funziona?”. E non finiscono certo qui… Ma dopo oltre 100 showroom e aziende di serramenti supportate, la realtà è che o fai tutto questo ora che hai modo di pensarci – o dovrai farlo perché sarà l’unica cosa che potrai fare per evitare di impazzire. Anche io amo il mio lavoro e so che significa lavorare 14-16 ore al giorno e non avere mai tempo. Ci può stare se accade ogni tanto, ma è un campanello d’allarme se le tue giornate sono tutte così.

Tu non puoi fare tutto e il tuo showroom non può dipendere da te.

Vuoi o non vuoi, devi delegare. Per farlo, devi migliorare le gestione delle tue attività. Quindi devi formarti. Poi devi trovare la persona “giusta” a cui delegare una parte delle tue attività. E dopo che l’hai trovata, devi formarla. Come puoi vedere, un’alternativa non c’è. Ma è un bene. Perché avere collaboratori formati significa:

• liberare tempo per te
• toglierti le “rotture di scatole” e farti concentrare solo su ciò che conta
• avere uno showroom che va avanti senza di te
• concentrarti sulle cose che solo tu imprenditore sai fare

Oltre i profitti, tutto ciò ha un valore inestimabile per te, per la tua famiglia e per la tua vita. Io stesso ho visto centinaia di titolari di showroom trasformare l’azienda da una corsia di emergenza ad una struttura che cresce in autonomia.

E ti auguro, magari anche grazie a ciò che hai letto qui, di poter fare lo stesso nel tuo showroom con i tuoi collaboratori.