Whistleblowing: i nuovi obblighi per le PMI

Per parlare di un whistleblower, oggi possiamo utilizzare il termine segnalatore o segnalante per identificare quindi una persona che lavora in un’azienda (pubblica o privata) che decide di segnalare un illecito, una frode o un pericolo che ha rilevato durante la sua attività lavorativa.

Di conseguenza il whistleblowing è la pratica per effettuare queste segnalazioni e rappresenta un fondamentale strumento di compliance aziendale, tramite il quale i dipendenti oppure terze parti di un’azienda posso segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.

In una visione più estesa a quella aziendale, il valore sociale del whistleblowing è quello di coinvolgere e sensibilizzare i cittadini nella lotta all’illegalità, responsabilizzandoli e richiedendo la loro partecipazione attiva per migliorare la società.

All’interno della disciplina del Whistleblowing, il decreto sopra menzionato specifica, nella sua parte definitoria, quali siano gli illeciti rilevanti, ossia:

• Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
• Condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231
• Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali
• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea
• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno.

La persona che ritiene sussistenti i presupposti per una segnalazione, può ricorrere ai seguenti canali:

• Canale di segnalazione interna
• Canale di segnalazione esterna
• Divulgazione pubblica
• Denuncia all’autorità giudiziaria.

Salvo eccezioni, dunque, il primo canale al quale si può fare ricorso è quello “interno”, cioè attivato direttamente dal soggetto, pubblico o privato, che risulta obbligato.

Per ottemperare agli obblighi della normativa in oggetto, un imprenditore, in prima battuta, dovrà definire e implementare una procedura di gestione della Whistleblowing mediante procedure e canali di comunicazione utili a favorire le segnalazioni interne all’azienda, garantendo l’anonimato e la riservatezza dell’autore e dei documenti prodotti. La tutela può riguardare anche lavoratori autonomi, non dipendenti ma con rapporto di collaborazione o consulenza.

Come accennato pocanzi, i canali di segnalazione potranno prevedere l’utilizzo di forme scritte, digitali o con conversazioni dirette con il segnalante e la gestione del canale di segnalazione potrà essere affidata a:

• Una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato, oppure
• Un soggetto esterno

I responsabili del canale dovranno:

• Rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione
• Mantenere interlocuzioni con la persona segnalante e potranno richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni
• Dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute
• Forniscono riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione
• Mettono a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazione esterne